在上海的企業(yè)，需滿足會計核算健全、實行查賬征收并能夠準確歸集研發(fā)費用的居民企業(yè)條件。這里包括各種類型的企業(yè)，無論是內(nèi)資企業(yè)還是外資企業(yè)在上海設(shè)立的機構(gòu)等，只要符合上述財務(wù)核算要求均可。
企業(yè)所開展的研發(fā)活動，應(yīng)屬于《國家重點支持的高新技術(shù)領(lǐng)域》和國家發(fā)展改革委員會等部門公布的《當前優(yōu)先發(fā)展的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)化重點領(lǐng)域指南》規(guī)定的項目，或者是企業(yè)自行立項并符合研發(fā)活動定義的項目。研發(fā)活動通常具有創(chuàng)新性，比如對新技術(shù)、新產(chǎn)品、新工藝的實質(zhì)性改進，包括采用新的材料、裝置、產(chǎn)品、工藝、系統(tǒng)等方面的研發(fā)。
- 人員人工費用，包括直接從事研發(fā)活動人員的工資薪金、基本養(yǎng)老保險費、基本醫(yī)療保險費、失業(yè)保險費、工傷保險費、生育保險費和住房公積金，以及外聘研發(fā)人員的勞務(wù)費用。其中直接從事研發(fā)活動人員包括研究人員、技術(shù)人員、輔助人員。
- 直接投入費用，涵蓋研發(fā)活動直接消耗的材料、燃料和動力費用；用于中間試驗和產(chǎn)品試制的模具、工藝裝備開發(fā)及制造費，不構(gòu)成固定資產(chǎn)的樣品、樣機及一般測試手段購置費，試制產(chǎn)品的檢驗費；用于研發(fā)活動的儀器、設(shè)備的運行維護、調(diào)整、檢驗、維修等費用，以及通過經(jīng)營租賃方式租入的用于研發(fā)活動的儀器、設(shè)備租賃費。
- 折舊費用，用于研發(fā)活動的儀器、設(shè)備的折舊費。
- 無形資產(chǎn)攤銷，指用于研發(fā)活動的軟件、專利權(quán)、非專利技術(shù)（包括許可證、專有技術(shù)、設(shè)計和計算方法等）的攤銷費用。
- 新產(chǎn)品設(shè)計費、新工藝規(guī)程制定費、新藥研制的臨床試驗費、勘探開發(fā)技術(shù)的現(xiàn)場試驗費。
- 其他相關(guān)費用，如與研發(fā)活動直接相關(guān)的技術(shù)圖書資料費、資料翻譯費、專家咨詢費、高新科技研發(fā)保險費，研發(fā)成果的檢索、分析、評議、論證、鑒定、評審、評估、驗收費用，知識產(chǎn)權(quán)的申請費、注冊費、代理費，差旅費、會議費等。但此項費用總額不得超過可加計扣除研發(fā)費用總額的 10%。
計劃書應(yīng)詳細說明研發(fā)項目的目標、內(nèi)容、方法、計劃進度、預期成果等內(nèi)容，立項決議文件需體現(xiàn)企業(yè)決策層對研發(fā)項目的認可和支持。
需明確研發(fā)機構(gòu)或項目組的組織架構(gòu)，列出所有參與研發(fā)人員的姓名、職位、學歷、在研發(fā)項目中的職責等信息，以證明研發(fā)人力的投入情況。
合同應(yīng)明確各方的權(quán)利義務(wù)、研究開發(fā)內(nèi)容、經(jīng)費預算、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等關(guān)鍵信息，對于委托、合作研發(fā)項目，這是重要的依據(jù)文件。
清晰說明人員費用和資產(chǎn)費用在不同研發(fā)項目以及生產(chǎn)經(jīng)營活動之間的分配方式和依據(jù)，例如人員在各個項目中的工作時間占比、儀器設(shè)備在不同項目中的使用時長等相關(guān)記錄。
對于集團公司等開展集中研發(fā)項目的企業(yè)，這些表格和資料用于明確各參與方在研發(fā)中的費用承擔和收益分配情況。
輔助賬應(yīng)按照不同的研發(fā)項目分別設(shè)置，詳細記錄各項研發(fā)費用的發(fā)生日期、憑證號、金額等信息，匯總表則是對輔助賬數(shù)據(jù)的匯總，便于稅務(wù)機關(guān)審核。
企業(yè)在準備申請上海研發(fā)費用加計扣除時，要確保材料的真實性和完整性，并且按照規(guī)定的流程和時間向稅務(wù)機關(guān)提交申請，這樣才能順利享受這一稅收優(yōu)惠政策，促進企業(yè)研發(fā)創(chuàng)新的持續(xù)發(fā)展。
